Định Mức Bao Bì Nông Sản: Cách Xây Dựng Và Kiểm Soát Vật Tư
Định mức bao bì nông sản là gì?
Trong một doanh nghiệp đóng gói nông sản, bao bì không chỉ là vật tư mua về để sử dụng khi có đơn hàng. Đây còn là một khoản chi phí cần được lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát giống như nguyên liệu, nhân công hay vận hành.
Khi sản lượng còn nhỏ, doanh nghiệp có thể quản lý bằng kinh nghiệm. Nhưng khi mỗi ngày phải xử lý hàng tấn nông sản, cách làm này dễ phát sinh nhiều vấn đề: mua thiếu vật tư, tồn kho quá nhiều, tiêu hao không đồng đều hoặc khó xác định vì sao chi phí đóng gói tăng.
Định mức bao bì nông sản là mức tiêu hao vật tư được xác định cho một đơn vị sản phẩm, một kiện, một pallet hoặc một đơn hàng theo một quy cách đóng gói cụ thể.
Tùy loại vật tư, đơn vị định mức có thể là:
- Cái/túi.
- Túi/kg sản phẩm.
- Mét/kiện.
- Mét/pallet.
- Mét/cuộn.
- Kg/đơn hàng.
- Cuộn/đơn hàng.
Điểm quan trọng là định mức không đơn thuần là một phép tính số lượng. Đối với doanh nghiệp, định mức còn là cơ sở để lập kế hoạch mua hàng, quản lý tồn kho, theo dõi hao hụt và đánh giá hiệu quả của quy trình đóng gói.
Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng định mức bao bì?
Nếu không có định mức, việc mua và sử dụng bao bì thường phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng bộ phận.
Bộ phận mua hàng có thể nghĩ: “Đơn hàng lần trước dùng khoảng 20 cuộn, lần này mua 22 cuộn cho chắc.”
Trong khi bộ phận kho lại chỉ biết: “Kho đã xuất 22 cuộn.”
Nhưng doanh nghiệp chưa chắc trả lời được: 22 cuộn đó có đúng với nhu cầu thực tế của đơn hàng hay không?
Đây chính là khoảng trống mà định mức cần giải quyết.
- Chủ động kế hoạch mua vật tư
Khi biết sản lượng và quy cách đóng gói, doanh nghiệp có thể ước tính lượng túi lưới, lưới quấn cuộn, khóa và dây đai cần chuẩn bị.
- Kiểm soát tồn kho
Định mức giúp doanh nghiệp xác định mức tiêu hao dự kiến thay vì nhập hàng theo cảm tính.
- Kiểm soát hao hụt
Nếu định mức là 100 nhưng thực tế thường xuyên tiêu hao 110, doanh nghiệp có cơ sở để tìm nguyên nhân.
- Tính chi phí đóng gói
Định mức là dữ liệu đầu vào để tính chi phí bao bì trên một kg sản phẩm, một kiện hoặc một đơn hàng.
- So sánh các phương án đóng gói
Doanh nghiệp có thể đánh giá việc sử dụng túi lưới cắt sẵn hay lưới quấn cuộn, đóng đai thủ công hay bằng máy dựa trên tổng chi phí và mức tiêu hao thực tế.
Định mức bao bì không phải là một con số cố định
Đây là nguyên tắc quan trọng khi xây dựng định mức.
Một loại nông sản có thể được đóng theo nhiều quy cách khác nhau. Cùng một sản phẩm nhưng nếu thay đổi trọng lượng mỗi túi, kích thước kiện hoặc cách cố định pallet thì lượng vật tư tiêu hao cũng thay đổi.
Ví dụ: 5.000 kg nông sản
Nếu đóng 1 kg/túi: → 5.000 túi.
Nếu đóng 2 kg/túi: → 2.500 túi.
Nếu đóng 5 kg/túi: → 1.000 túi.
Sản lượng không đổi nhưng số lượng bao bì thay đổi đáng kể.
Tương tự, với dây đai, định mức không thể chỉ ghi: “Dây đai: 12 m.”
Mà cần xác định rõ: 12 m/pallet, 12 m/kiện hay 12 m/đơn hàng?
Với lưới quấn cuộn cũng vậy. Doanh nghiệp cần biết lượng mét lưới tiêu hao trên một đơn vị đóng gói trước khi quy đổi sang số cuộn cần mua.
Một bộ định mức vật tư đóng gói gồm những gì?
Một bảng định mức hoàn chỉnh không nên chỉ có tên vật tư và số lượng.
Doanh nghiệp nên quản lý tối thiểu các thông tin sau:
| Nội dung | Ví dụ |
| Tên vật tư | Túi lưới, lưới cuộn, dây đai |
| Quy cách | Kích thước, khổ, độ dài |
| Đơn vị tính | Cái, mét, kg, cuộn |
| Đối tượng sử dụng | Sản phẩm, kiện, pallet |
| Định mức chuẩn | Lượng tiêu hao dự kiến |
| Hao hụt thực tế | Lượng phát sinh |
| Mức dự phòng | Lượng cần chuẩn bị thêm |
| Đơn giá | Chi phí vật tư |
| Chi phí/đơn vị | Chi phí bao bì trên sản phẩm hoặc kg |
Cách quản lý này giúp định mức trở thành một công cụ quản trị, thay vì chỉ là một con số nằm trong bảng mua hàng.
Một số nhóm vật tư cần đưa vào hệ thống định mức
Đối với doanh nghiệp sử dụng bao bì lưới và dây đai trong đóng gói nông sản, có thể bắt đầu từ 4 nhóm vật tư chính.
- Túi lưới cắt sẵn
Định mức thường tính theo Túi/sản phẩm hoặc túi/kg.
Đây là nhóm dễ xác định nhất vì kích thước túi đã được quy định trước.
- Lưới quấn cuộn
Định mức thường tính theo Mét/đơn vị đóng gói → tổng mét → số cuộn.
Lượng tiêu hao phụ thuộc vào chiều dài cắt, kích thước sản phẩm và quy cách đóng gói.
- Khóa túi lưới
Có thể tính theo Cái/túi.
Từ số lượng túi thực tế có thể xác định nhu cầu khóa tương ứng.
- Tem/tag + Dây treo
Có thể tính theo Cái/túi.
Từ số lượng túi thực tế có thể xác định nhu cầu tem/tag + dây treo tương ứng
Có thể tính theo Mét/kiện hoặc mét/pallet.
Định mức phụ thuộc vào kích thước kiện, số vòng đai và phương thức đóng đai.
Như vậy, mỗi vật tư có một đơn vị kiểm soát khác nhau. Đây là điểm doanh nghiệp cần thống nhất trước khi xây dựng bảng định mức.
Tìm hiểu thêm Tiêu chuẩn chọn dây đai nhựa PP chất lượng cho đóng gói và vận chuyển hiện đại
Quy trình xây dựng định mức bao bì nông sản
Một định mức tốt không nên được tạo ra chỉ bằng cách ước lượng một lần. Quy trình sẽ đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều loại nông sản hoặc nhiều quy cách đóng hàng.
Doanh nghiệp có thể xây dựng theo quy trình như sau:
Bước 1: Xác định rõ quy cách đóng gói
Trước khi tính định mức, cần trả lời:
- Sản phẩm nào?
- Khối lượng bao nhiêu?
- Đóng riêng từng sản phẩm hay gom thành kiện?
- Có sử dụng túi lưới không?
- Có sử dụng lưới quấn cuộn không?
- Mỗi túi sử dụng bao nhiêu khóa?
- Mỗi kiện cần bao nhiêu dây đai?
- Hàng được xếp trên pallet như thế nào?
Nếu quy cách chưa rõ, định mức rất khó chính xác.
Bước 2: Liệt kê toàn bộ vật tư
Không nên chỉ tính bao bì chính.
Một đơn hàng có thể cần: Túi lưới, Khóa túi, Tag hoặc phụ kiện, Lưới quấn cuộn, Dây đai, Các vật tư cố định hàng khác
Việc lập danh sách đầy đủ giúp tránh tình trạng một vật tư nhỏ bị bỏ quên nhưng lại làm gián đoạn cả quá trình đóng hàng.
Bước 3: Chọn đơn vị đo phù hợp
Đây là bước rất dễ bị xem nhẹ.
Ví dụ:
- Túi lưới → cái.
- Khóa → cái.
- Lưới quấn → mét/cuộn.
- Tem/tag + dây treo → cái.
- Dây đai → mét hoặc kg/cuộn.
Không nên ép tất cả vật tư về cùng một đơn vị. Mục tiêu là chọn đơn vị giúp doanh nghiệp dễ đo – dễ xuất kho – dễ đối chiếu – dễ tính chi phí.
Bước 4: Đo tiêu hao thực tế
Đây là bước tạo ra sự khác biệt giữa định mức ước tính và định mức có cơ sở dữ liệu.
Ví dụ với dây đai:
Doanh nghiệp có thể chọn một số pallet tiêu chuẩn, ghi nhận số mét dây sử dụng và tính mức tiêu hao trung bình.
Với lưới quấn cuộn, có thể đo chiều dài lưới sử dụng cho từng quy cách đóng gói.
Với túi lưới, có thể đối chiếu số túi xuất kho với số sản phẩm hoàn thành.
Dữ liệu càng được thu thập trên nhiều đơn hàng tương đồng, định mức càng có cơ sở.
Bước 5: Phân biệt định mức lý thuyết và định mức thực tế
Đây là điểm rất quan trọng trong quản lý vật tư.
Định mức lý thuyết là lượng vật tư cần dùng trong điều kiện lý tưởng.
Tiêu hao thực tế là lượng vật tư thực sự đã xuất và sử dụng.
Hai con số này có thể khác nhau.
Ví dụ:
Định mức: 100 m dây đai/pallet.
Thực tế: 104 m/pallet.
Chênh lệch 4 m không nên tự động được đưa vào định mức mới.
Doanh nghiệp cần xác định:
- Có thao tác thừa không?
- Có cắt dây quá dài không?
- Kích thước pallet có thay đổi không?
- Máy đóng đai có hoạt động ổn định không?
- Cách bố trí hàng có thay đổi không?
Chỉ sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp mới nên quyết định có cần điều chỉnh định mức hay không.
Hao hụt bao bì cần được kiểm soát như thế nào?
Hao hụt là phần gần như không thể bỏ qua trong sản xuất và đóng gói, nhưng hao hụt hợp lý và hao hụt bất thường cần được phân biệt.
- Hao hụt do vật tư
Bao bì bị lỗi hoặc không đạt yêu cầu có thể phải loại bỏ.
- Hao hụt do thao tác
Cắt sai chiều dài, khóa sai hoặc đóng đai lại đều làm tăng tiêu hao.
- Hao hụt do quy cách
Khi thay đổi kích thước sản phẩm hoặc kiện hàng, định mức cũ có thể không còn phù hợp.
- Hao hụt do phát sinh
Sản lượng thực tế cao hơn kế hoạch hoặc có hàng phải đóng lại.
- Hao hụt do thiết bị
Đối với các dây chuyền sử dụng máy đóng đai, cài đặt hoặc vận hành chưa phù hợp có thể ảnh hưởng đến lượng dây tiêu hao.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ theo dõi: “Hôm nay dùng bao nhiêu?” mà nên theo dõi: “Hôm nay dùng bao nhiêu, so với định mức là lệch bao nhiêu và vì sao?”
Cách kiểm soát chênh lệch giữa định mức và thực tế
Có thể sử dụng một bảng theo dõi đơn giản:
| Vật tư | Định mức | Thực tế | Chênh lệch | Cần kiểm tra |
| Túi lưới | 2.000 | 2.030 | +30 | Bao bì lỗi/thao tác |
| Khóa | 2.000 | 2.015 | +15 | Lỗi đóng khóa |
| Lưới cuộn | 1.000 m | 1.080 m | +80 m | Chiều dài cắt |
| Dây đai | 600 m | 640 m | +40 m | Số vòng/cách đóng |
Mục tiêu của bảng này là tìm ra nguyên nhân khiến định mức và thực tế khác nhau.
Khi nào doanh nghiệp nên điều chỉnh định mức?
Không phải cứ có chênh lệch là phải sửa định mức.
Có thể cân nhắc điều chỉnh khi:
- Quy cách sản phẩm thay đổi.
- Kích thước kiện thay đổi.
- Phương thức đóng gói thay đổi.
- Thay đổi loại bao bì.
- Thay đổi máy móc.
- Quy trình thao tác được cải tiến.
- Dữ liệu thực tế trong nhiều đơn hàng cho thấy mức tiêu hao mới ổn định.
Ngược lại, nếu một đơn hàng riêng lẻ có mức tiêu hao cao do phát sinh bất thường, không nên lấy ngay số liệu đó làm định mức mới.
Định mức bao bì liên quan thế nào đến chi phí?
Khi đã có định mức, doanh nghiệp có thể chuyển từ quản lý số lượng sang quản lý chi phí trên đơn vị sản phẩm.
Công thức cơ bản:
Chi phí vật tư = Lượng tiêu hao × Đơn giá
Sau đó:
Chi phí bao bì/kg = Tổng chi phí bao bì ÷ Khối lượng nông sản
Hoặc:
Chi phí bao bì/kiện = Tổng chi phí bao bì ÷ Số kiện
Ví dụ doanh nghiệp đang so sánh hai quy cách đóng gói.
Phương án A có giá túi thấp hơn nhưng cần nhiều túi hơn.
Phương án B có giá mỗi túi cao hơn nhưng số lượng túi sử dụng ít hơn.
Nếu chỉ nhìn giá một đơn vị bao bì, doanh nghiệp có thể chọn sai.
Cần so sánh:
Chi phí thực tế trên cùng một đơn vị sản phẩm hoặc cùng một đơn hàng.
Định mức và kế hoạch mua hàng có mối liên hệ như thế nào?
Khi đã có định mức, bộ phận mua hàng có thể dự báo nhu cầu tốt hơn.
Ví dụ:
Sản lượng kế hoạch
→ quy cách đóng gói
→ định mức từng vật tư
→ tổng nhu cầu
→ tồn kho hiện tại
→ lượng cần mua
Thay vì:
“Kho còn ít thì mua thêm.”
Doanh nghiệp có thể chuyển sang:
“Theo kế hoạch sản xuất tháng này, nhu cầu dây đai là X, tồn kho Y, lượng cần mua là Z.”
Cách tiếp cận này giúp việc mua vật tư gắn trực tiếp với kế hoạch sản xuất và đơn hàng.
Có thể xây dựng BOM bao bì cho từng sản phẩm
Với doanh nghiệp có nhiều quy cách, việc xây dựng BOM vật tư đóng gói có thể giúp quản lý thuận tiện hơn.
Ví dụ một sản phẩm có thể được cấu thành bởi: 1 đơn vị hàng
→ 1 túi lưới
→ 1 khóa
→ X mét lưới hoặc vật tư liên quan
→ 1 bộ Tem/tag + dây treo
→ phần dây đai phân bổ theo kiện/pallet.
Khi thay đổi quy cách, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật BOM và định mức tương ứng thay vì xây dựng lại toàn bộ hệ thống.
BOM đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều SKU, nhiều quy cách đóng gói hoặc nhiều đơn hàng lặp lại.
Làm thế nào để giảm tiêu hao mà không làm giảm chất lượng đóng gói?
Mục tiêu của kiểm soát định mức không phải là sử dụng càng ít bao bì càng tốt.
Nếu giảm vật tư quá mức nhưng làm:
- túi dễ rách;
- lưới không đủ bảo vệ;
- dây đai không đủ chắc;
- kiện hàng dễ xô lệch;
- sản phẩm tăng tỷ lệ hư hỏng;
thì chi phí thực tế có thể còn cao hơn.
Doanh nghiệp nên tối ưu theo nguyên tắc:
Đủ vật tư cho đúng quy cách – hạn chế hao hụt không cần thiết – đảm bảo chất lượng đóng gói.
Đây cũng là lý do việc lựa chọn vật tư phù hợp phải đi cùng với việc xây dựng định mức.
Dây đai nhựa PP Chita Agri hiện được sử dụng cho nhiều nhu cầu đóng gói và cố định hàng hóa phân loại các dòng dây đai SP, ST, PA và dây đai dùng cho máy tự động.
Các nguyên tắc kiểm soát định mức bao bì hiệu quả
- Mỗi quy cách đóng gói nên có định mức riêng
Không dùng một định mức chung cho tất cả sản phẩm.
- Quy định rõ đơn vị tính
Cái, mét, kg, cuộn hay pallet phải được thống nhất.
- Theo dõi định mức và thực tế song song
Chỉ có định mức mà không có dữ liệu thực tế thì rất khó cải tiến.
- Phân loại nguyên nhân hao hụt
Không gộp mọi chênh lệch thành “hao hụt”.
- Kiểm soát vật tư theo đơn hàng hoặc mã sản phẩm
Điều này giúp truy tìm nguyên nhân dễ hơn.
- Cập nhật khi quy trình thay đổi
Thay đổi máy móc, quy cách hoặc bao bì có thể kéo theo định mức mới.
- Đánh giá cả chi phí và chất lượng
Một định mức tốt phải giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng đóng gói.
Định mức tốt giúp doanh nghiệp nhìn thấy toàn bộ dòng vật tư
Một hệ thống định mức hoàn chỉnh có thể kết nối:
Đơn hàng → Sản lượng → Quy cách đóng gói → BOM vật tư → Định mức → Xuất kho → Tiêu hao thực tế → Hao hụt → Chi phí → Điều chỉnh.
Khi dữ liệu được quản lý theo chuỗi này, doanh nghiệp không còn chỉ biết “đã mua bao nhiêu bao bì”, mà có thể biết bao bì được sử dụng cho đơn hàng nào, tiêu hao bao nhiêu và chi phí thực tế là bao nhiêu.
Đây chính là giá trị lớn nhất của việc xây dựng định mức.
Tìm hiểu thêm Tăng hiệu suất đóng gói với Combo Túi lưới – Dây đai – Máy đóng đai
Nhựa Chí Thành BC – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản lý vật tư đóng gói
Với hệ thống sản phẩm gồm dây đai nhựa PP, túi lưới nhựa và các phụ kiện đóng gói, Nhựa Chí Thành BC có thể cung cấp vật tư phục vụ nhiều mô hình đóng gói và cố định hàng hóa.
Doanh nghiệp khi xây dựng định mức nên bắt đầu từ quy cách đóng gói thực tế, sau đó xác định vật tư, đo tiêu hao và theo dõi chênh lệch qua nhiều đơn hàng.
Không có một định mức duy nhất phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Định mức tốt là định mức được xây dựng từ đúng quy cách, dữ liệu thực tế và được cập nhật khi hoạt động đóng gói thay đổi.
Liên hệ Nhựa Chí Thành BC để trao đổi về quy cách dây đai, túi lưới và vật tư đóng gói phù hợp với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp:
Hotline/Zalo: 0981 947 007 – 0976 810 055
VPKD: E2/55 An Phú Tây – Hưng Long, Xã Hưng Long, TP.HCM
Chita Agri – Bao bì đóng gói giúp hàng hóa “dễ” bán hơn
Đóng chuẩn – Hàng đẹp – Dễ bán